総務部長は何をする人だね？

「総務を見れば、その会社の成熟度が分かる」

意味が分からないだろう？大丈夫だ、分かるようになる。

ところで君、君の会社の総務部長は、何をする人だね？

……答えに窮したな。無理もない。

多くの社長は営業の出だ。総務から独立して社長になった者など、そうはおらん。だから総務というのは、社長にとって、何をさせればよいか一番分からぬ部門なのだ。

作った理由も大抵こうだ。よく分からないが、他所にもあるからうちにもあった方が良いだろう。

その結果、月次の目標も無い。やっているのは社内美化と挨拶週間。実にもったいない。

今より嗜みを教えてしんぜよう。

総務とは、会社のハブである。

業務が滑らかに回るよう、全体を支える。社内の案内所であり、従業員全員の「分からないこと」が集まる場所でもある。

だからこそ、ここを上手く使えば、社内の規約や規定が整っていく。不公平や不満も、ここで拾える。逆に総務が未熟な会社では、社員は力を発揮する前に、無駄な雑務に追われることになる。

では、総務の本分は何か。

起案である。

社内の課題を拾い集め、最適な形を考え、起案する。この流れが止まらずに回っていることを、「総務が機能している」と言うのだ。

そのために、総務の責任者には権限を渡したまえ。課題を見つけたら解決まで持っていける裁量と、組織のバイブルである規約の変更を起案できる権限だ。

起案の無い総務は、飾りである。立派な額縁に入った、何も描かれていない絵だ。

君がすべきことは一つだけだ。総務の責任者と話し、「何をする部門なのか」を互いに理解することだ。彼ら自身も、大抵それを知らぬのだから。

その上で、月の目標をこの三つに置き換えたまえ。

・規定変更の提案

・業務改善の提案

・組織の課題の提起

社内美化が悪いとは言っておらん。ただ、それは本分ではない。

面倒臭いか？そうだ。起案を受ける側の社長も、それなりに面倒だ。だから良い。会社中の陳情をもとに、あるべき会社の姿を言葉にしていく。その面倒を引き受ける部門が、総務なのだ。

見ている人間は見ている。来客は、受付と廊下と掲示板で、その会社を測るものだ。

どうだ？

君はまだ、総務を「何でも屋」と呼ぶかね？